как написать служебную записку на поощрение

Без ошибок лучше :))

Надо там указать чем отличился

Пишеться в свободной форме, можно от руки, и обязательно с подписью начальника отдела. В ней необходимо указать за что просят поощрение.

Прошу Вас поощрить Иванова Петра Сидоровича в размере ____ рублей, за достигнутые успехи...

Желательно вместе с профкомом, если он имеется.

дайте денег!!!!

Директору ___________________

Уважаемый ________________________________!

В соответствии с "Планом ____________________" 3.июня 2004 г. Управлением ______________________ проводилась проверка готовности _______________________________ к действиям по предназначению, в ходе проверки были проведены:
1.
2.
3.
4.
Дядя Вася и тётя Петя к подготовке и проведению ___________ отнеслись исключительно добросовестно, ответственно и показали хорошую подготовку и слаженность в работе по ________________________-.
В связи с этим прошу Вас рассмотреть вопрос о поощрении нижеперечисленных работников денежной премией в размере______долларов США
Начальник управления ________________________________

Мозг Вовки Мироненко перестарался. Идея верная: что, когда, кто. Практически на любом предприятии существует положение о примировании (материальном стимулировании, поощрении и т.п.) Вот и нужно ссылаться на это положение, пример: "....На основании выше изложенно прошу поощрить Дяду Васю в соответствие с Положением....в виде денежной премии." И все и не в коем случае не нужно решать за директора кому какую сумму ему выделить! Это не ваша компетенция! Кроме того поощрения бывают разными, не обязательно в виде денежной премии (дополнительные отпуска, путевки, ценные подарки, награды, повышение разряда, класса, должности и т.д.)