Объясните, что такое и зачем нужен факс?

Для отправки факсимильных сообщений.

Это такое устройство для передачи и приема копий различных документов. Факсами пользовались давно, а интернет вместе с электронной почтой появились у нас сравнительно недавно.
Берешь документ вставляешь в прибор набираешь номер другого факса и всё! А для передачи по электронной почте нужно этот документ предварительно отсканировать (т. е. ещё нужен сканер) . при необходимости обработать (сжать, например) Это своими словами. Преимущества и недостатки с источника:
Факсимильный аппарат (факс) . Преимущества факса:
высокая оперативность по сравнению с почтой: по факсу можно отправить документ на 10 страницах четырем адресатам менее чем за 30 мин;
возможность передавать письменную информацию;
низкая стоимость коммуникации;
простота пользования по сравнению с ПК.

Недостатки факса:
необходимо наличие телефона;
плохая телефонная линия осложняет прием и передачу;
чтобы было удобнее работать с факсовым сообщением, его бумагу надо расправлять;
мелкий шрифт может плохо пропечатываться и трудно читаться;
конфиденциальное сообщение может прочитать постороннее лицо;
сообщение распечатывается только в одном цвете;
имидж факсовой распечатки низок;
подписи и бланки писем могут быть легко подделаны.

Электронная почта (E-mail). Преимущества E-mail:
при достаточно хорошей телефонной линии и качестве услуг интернет-провайдера обеспечивается высокая оперативность;
ответ на послание может быть получен немедленно после его получения;
относительно низкая стоимость коммуникации. Впрочем, затраты на этот тип коммуникаций могут быть различными в зависимости от времени суток и скорости модема;
сообщение фиксируется и может храниться в любом виде;
сообщение готово к размножению и передаче;
автоматически фиксируются дата отправки, адресат и тема;
возможность редактировать и корректировать послание;
автоматическая одновременная рассылка по базам данных;
оперативный обмен информацией внутри фирмы;
возможность отвечать в интерактивном режиме;
возможность знакомиться с информацией в удобное время.

Недостатки E-mail:
требуется дорогостоящее ПК-оборудование;
обязательное наличие телефонной связи;
обязательное подключение к Интернету;
невозможность пользования телефоном во время работы в Интернете;
трудности входа в Интернет при плохой телефонной линии;
прерывание связи телефонной или на сервере;
возможность заражения вирусом через E-mail;
получение нежелательной рекламы;
возможность утечки конфиденциальной информации.