Как вести входящую и исходящую корреспонденцию?

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф. Во избежание конфликтных ситуаций, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.
__________________________

Существует несколько типов входящей корреспонденции и исходящей, как внутренней, так и внешней. Основные типы:

* Письмо
* Факс
* Электронная почта
* Телефонограмма
* Докладная или служебная записка
* Объяснительная
* Заявление
* Жалоба
__________________

В зависимости от объема входящей или исходящей корреспонденции, документооборот в организации осуществляется в электронном или бумажном виде. Существуют многочисленные компьютерные программы по делопроизводству, которые помогают не только систематизировать документы в организации, но и разослать корреспонденцию конкретному адресату, с последующим контролем исполнения. Как входящая, так и исходящая корреспонденция регистрируется в специальных журналах, которые содержат следующие графы:

* Номер (№) документа
* Дата (ч. м. г. ) регистрации
* Кому направлен документ (от кого поступил)
* Тип регистрируемого документа
* Описание
_____________________

На исходящих документах, слева в верхнем углу, ставится номер регистрации и дата. На входящих документах, справа в нижнем углу, ставится номер регистрации, дата и подпись, принявшего документ. Как входящие, так и исходящие документы могут носить информационный характер или определены руководителем для исполнения.

Документы, предназначенные для исполнения, ставятся на контроль и регистрируются в журнале контроля, который содержит следующие графы:

* Номер (№) документа
* Дата (ч. м. г. ) регистрации
* Тип регистрируемого документа
* Исполнитель
* Срок исполнения
* Отметка об исполнении

Оригиналы документов (письма, факсы, распечатанные электронные письма) подшиваются по дате поступления в отдельные папки скоросшиватели. Для исполнения выдаются копии документов.
Сроки хранения корреспонденции зависит от содержания документа и может составлять 3-5 лет. Некоторые документы хранятся постоянно. Архивная федеральная служба России утвердила специальный перечень, в котором определены сроки хранения различного типа документов.

Задача секретаря не только зарегистрировать корреспонденцию, но и проконтролировать своевременность исполнения распоряжения руководителя и доложить руководителю об исполнении.