письмо-прошение в администрацию города

ПИСЬМО-ПРОСЬБА

Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.

Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных (см. Деловые письма. Правила оформления. Структура письма) . Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:

1. Вводная часть, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:
причина обращения
В связи с неполучением.. .
Учитывая социальную значимость ...
Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество).. .
Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей).. .
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям.. .
Ввиду задержки получения груза.. .
Исходя из результатов переговоров по вопросу о.. .
и т. п.
цель обращения
В целях выполнения распоряжения.. .
В целях скорейшего решения вопроса.. .
Для согласования вопросов.. .
В целях обеспечения безопасности прохождения груза.. .
Во избежание конфликтных ситуаций.. .
и т. п.
ссылки на основание для обращения
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
В связи с обращением в наш адрес.. .
На основании устной договоренности.. .
На основании нашего телефонного разговора.. .
Согласно постановлению правительства.. .
Согласно протоколу о взаимных поставках.. .
и т. п.
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.
2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.
В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.
Просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу... "), от первого лица множественного числа ("Просим... "), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит... ", "Администрация просит... ", "Совет трудового коллектива просит... " и т. п.) , от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят...) .
Если письмо-просьба является многоаспектным, то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста) :

Прошу.. . (Просим... )
...
Одновременно прошу.. . (Также просим... )
...
А также прошу.. . (А также просим... )
...
и т. д.

При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации:

1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.
2. Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова "Прошу... " - тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае, когда все детали уже согласованы с адресатом) .
3. Не спешите благодарить адресата заранее. Этим вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.

далее читай по ссылке