Сортировка в Excel 2003

Использование таблицы Excel как базы данных
Для работы с базой данных необходимо сначала создать соответствующую таблицу. Если выделить ячейку в таблице и выбрать одну из команд обработки баз данных в меню Данные, Microsoft Excel автоматически определяет и обрабатывает всю таблицу. Данные, расположенные в столбцах и строках рабочего листа, обрабатываются как набор полей, которые образуют записи (рис.) .
Сортировка данных
Сортировка позволяет переупорядочить строки в таблице по любому полю. Например, чтобы отсортировать данные по цене изделия. Для сортировки данных следует выделить одну ячейку таблицы и вызвать команду Сортировка меню Данные.
В поле списка Сортировать по (рис. ) выбирается поле, по которому будут отсортированы данные, и тип сортировки:
по возрастанию
по убыванию – сортировка в обратном порядке.
В поле списка Затем по указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первом ключевом поле. Во втором поле Затем по указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первых двух ключевых полях.
Для сортировки данных также используются кнопки . Перед их использованием следует выделить столбец, по которому необходимо сортировать записи.
При сортировке по одному столбцу, строки с одинаковыми значениями в этом столбце сохраняют прежнее упорядочение. Строки с пустыми ячейками в столбце, по которому ведется сортировка, располагаются в конце сортируемого списка.
Автофильтр
Команда Данные –Фильтр - Автофильтр устанавливает кнопки скрытых списков (кнопки со стрелками) непосредственно в строку с именами столбцов (рис.) . С их помощью можно выбирать записи базы данных, которые следует вывести на экран. После выделения элемента в открывшемся списке, строки, не содержащие данный элемент, будут скрыты. После этого отобранные данные можно скопировать на другой лист и если нужно распечатать

Если в поле списка выбрать пункт Условие … , то появится окно Пользовательский автофильтр (рис.) . В верхнем правом списке следует выбрать один из операторов (равно, больше, меньше и др.) , в поле справа – выбрать одно из значений. В нижнем правом списке можно выбрать другой оператор, и в поле по левую сторону – значение. Когда включен переключатель И, то будут выводиться только записи, удовлетворяющие оба условия. При включенном переключателе ИЛИ будут выводиться записи, удовлетворяющие одному из условий.

Чтобы вывести все данные таблицы, необходимо вызвать команду Отобразить все или команду Данные – Фильтр- Автофильтр
Создание примечаний
Microsoft Excel позволяет добавлять текстовые примечания к ячейкам. Это особенно полезно в одном из следующих случаев:
рабочий лист используется совместно несколькими пользователями;
рабочий лист большой и сложный;
рабочий лист содержит формулы, в которых потом будет тяжело разобраться.
После добавления примечания к ячейке в ее верхнем правом углу появляется указатель примечания (красный треугольник) .
Для добавления текстового примечания необходимо:
выделить ячейку, к которой следует добавить примечание;
вызывать команду Вставка - Примечание;
в поле, которое появилось, ввести примечание (размер поля можно изменить, перетягивая маркеры размера) ;
щелкнуть мышью за пределами поля.
Примечание присоединится к ячейке и будет появляться при наведении на него указателя мыши.
Для изменения текста примечания следует выделить соответствующую ячейку и в меню Вставка - Изменить примечание. Также для этого удобно использовать Правую кнопку мыши.
Группирование элементов таблицы
Microsoft Excel позволяет группировать элементы в сводной таблице для того, чтобы создать один элемент. Например, для того, чтобы сгруппировать месяцы в кварталы для построения диаграммы или для печати.
Для группирования элементов таблицы необходимо:
выделить строки или столбцы, которые будут подчинены итоговой строке или столбцу (это будут строки или столбцы, которые необходимо сгруппировать) ;
в меню Данные

если сортировать по первой строке с автоматическим увеличением региона (он сам предложит) то всё будет ОК в любом случае, только нужно всегда соглашаться на увеличение региона, а то отсортируется только тот столбец, который был выбран