Как правильно пишется аналитическая записка?

1
Введение

В этой части аналитической записки вы должны указать на важность проблемы, по поводу которой обращаетесь к руководителю. Четко сформулируйте причины своего беспокойства, оцените полученный организацией ущерб. Перечислите источники информации и методы анализа, которые вы использовали. Определите предельно допустимые сроки решения проблемы.

Например, вы являетесь начальником отдела продаж рекламных площадей в журнале. В последние три месяца объем проданной рекламы постепенно снижается, хотя ваши сотрудники добросовестно трудятся. Вы понимаете, в чем причина, но разрешить ситуацию самостоятельно не можете.

Во введении аналитической записки напишите о том, что вы обнаружили снижение уровня продаж, провели анализ ситуации (проверили планы и отчеты отдела, побеседовали с каждым сотрудником, организовали внутреннее совещание) , проработали конкретные идеи, которые и представляете на одобрение руководителю.

2
Основная часть

Здесь нужно максимально подробно рассмотреть все аспекты проблемы и по каждому из них предложить способ решения.

Выделите в тексте подразделы по количеству предложений, озаглавив их коротко, но ясно. В каждом изложите вначале негативную сторону, затем собственно суть изменений, а также предполагаемые материально-технические затраты и распределение обязанностей среди сотрудников.

Расположите предложения по степени убывания важности или в хронологическом порядке.

Приводите как можно больше деталей. Этим вы покажете высокую степень владения ситуацией и проработанность проблемы. Перечисляйте аргументы и подтверждающие расчеты. Здесь же вы можете сослаться на положительный опыт, известный в данной сфере.

Для повышения объективности аналитической записки приведите данные (сведения, информацию) , полученные из других структурных подразделений организации.

В приведенном выше примере основная часть аналитической записки может содержать предложение о введении новой тематической рубрики «Бытовая техника» . Для этой рубрики будут найдены рекламодатели на длительный период. К созданию текстов рекламного и информационного характера предполагается привлечь штатных журналистов.

Так же может быть выдвинуто предложение о выделении сотрудникам отдела служебного автомобиля для посещения отдаленных офисов клиентов, что сократит потери рабочего времени и расходы на проезд. Этот тезис следует подтвердить расчетами, полученными в бухгалтерии.

3
Заключение

Сформулируйте основные выводы по каждому подразделу основной части. Однако, прямых повторений главного текста постарайтесь избежать. В то же время следите за тем, чтобы в тексте заключения не обнаружились внезапно предложения, не указанные в основной части.

Будьте кратки, но убедительны. Один вывод не может противоречить другому. И все они должны быть логичны и содержать позитивный прогноз на ближайшее будущее.

В заключительной части уже рассмотренного примера будет содержаться вывод о влиянии новой рубрики на увеличение продажи рекламы. Прогнозные цифры могут выглядеть так: планируется привлечь 5 рекламодателей сроком на 6 месяцев с бюджетом 50 тыс. р.

4
Приложения

Дополнительные материалы, собранные в специальном разделе, повысят достоверность ваших утверждений, проиллюстрируют приведенные сведения. В приложении можно разместить таблицы, графики, диаграммы и другой наглядный материал.