чем отличается секретарь, администратор и офис-менеджер???

Практически, ни чем! Только может небольшой разницей в зарплате. Даже если работника "назовут" помощником начальника, всё равно он может исполнять обязанности обычного секретаря.

половой принадлежностью

Отличия есть и существенные. Если Вы найдете даже примерные должностные функции (обязанности) этих работников, увидете разницу. Секретарь относится к категории технических работников, должности администратора и офис-менеджера могут занимать работники с соответствующим специальным образованием. Администратор, как и управляющий, выполняет функции управления какой-либо структурой или небольшим предприятием (салоном, магазином, ателье) . Менеджер офиса выполняет функции по управлению офисом организации или предприятия. Это зачастую совмещение обязанностей кадровика, коменданта здания и снабженца всем необходимым для коллектива офиса.