В каких случаях надо использовать was, а в каких глагол во второй форме?

Вторая форма - это форма прошедшего времени, она так и называется: Past Tense.
Was это и есть вторая форма глагола to be для единственного числа, а для множественного - were:
...
I was
He was
She was
It was
We were
You were
They were
...
The Past Indefinite Tense образуется:
V-2 or V-ed
Т. е. глагол в прошедшем времени. В утвердительных вспомогательный глагол did не нужен (хотя можно), а в отрицательный и утвердительных он там необходим. Посколько do принимает форму на себя, когда он есть, он превращается в did, а глагол стоит в первой форме.
The ship disappeared years ago.
He didn't ruin anything last year.
Did you get the thing that I need?
...
To be в Past Indefinite:
Этот глагол употребляется самостоятельно т. е. без вспомогательного did.
..

He was a man I had been looking for.
They weren't pawns in a chess game.
...
...
Если подлежащие не выполняет действие, выраженное сказуемым, а испытывает на себе, то используется страдательный залог (the Passive Voice).
...
Он нужен когда исполнитель не выжен, не известен или очевиден.
...
Формула:
To be + Past Participle
...
To be ставится в нужную форму/время + V3 или V-ed.
...
The Past Indefinite Passive:
...
The house was incinirated.
He wasn't seen.
Were they eliminated?
...
Не следует учить формы страдательного залога. Они все образуются по одному простому правилу. См. Выше.
...
...
The Past Continuous Tense.
Was/were + Present Participle.
...
Форма для описания незакоеченных действий в прошлом, которые длились в определенный момент ы прошлом. Акцент делается на длительности, процессе, незавершенности, часто для противопостановления коротким, завершенным действием:
...
She was waiting for something when I entered.
What were you doing yesterday at 10 o'clock?