Есть программы - органайзеры фотографий. В них можно фильтровать/сортировать по времени, тематике (тэгам), другим параметрам, которые в файлах есть, или которые вы задали сами. Примеры таких программ: ACDsee,
PaintShop Pro,
Zoner Photo Studio...
Есть программы - синхронизаторы. Они анализируют и приводят в соответствие друг с другом папки с файлами, находящиеся на разных носителях. Это полезно для архивирования. Пример такой программы -
Synkron, Toucan...
Есть программы для бэкапа. Они по уму организуют процесс архивирования, включая расписание... Пример такой проги -
Cobian Backup...