Как правильно отказать клиенту?

Компания на рынке более 30 лет.
Никто почти из менеджеров ответственных не хочет и не умеет отстаивать правила компании. Не знаю куда обращаться, поэтому задаю вопрос тут:
Как правильно отказать клиенту в рассмотрении протокола разногласий к договорам? Или как согласовать только самые важные пункты из протокола, а не весь наш текст переписывать на лад клиента?
Или как лучше настаивать на своих формах договоров?