Как написать заявление?

Берите шариковую ручку и бумагу формата А4, а если Вы эстет - то имейте под рукой гусиное перо, чернильницу, гербовую бумагу и неспеша, вдумчиво, каллиграфическим почерком поведайте соответствующему приказу (министерству, ведомству) о наболевшем. Избегайте, по возможности, эмоциональных оценок действий отдельных чинуш, контрагентов, собственного руководства. Старайтесь свою аргументацию поддерживать необходимыми ссылками на нормативные акты, обычаи принятые в вашем обществе.
Не пишите много - лапидарность - сестра таланта. Вышестоящие чинуши не любят многословия, а при наличии оного, посчитают Вас за кляузника, бумагомарателя, буквоеда и прочее.

Удачи!