Успевать все — невозможно. Надо просто научиться эффективно планировать свое время, оптимизировать свои действия и уметь расставлять (определять) приоритеты.
Cуществует специальная наука «
Управление временем» (time management). Есть море теоретического материала на эту тему, куча самых разных тренингов.
Поищите поиском, найдете много всего интересного :)