как и зачем просматривают документ перед печатью?

для корректировки и устранения ошибок...

Семь раз отмерь - один раз от=уярь!

некоторые программы позволяют делать предпроосмотр для того чтобы не тратить бумагу и какбэ воочию увидеть документ так как он будет напечатан
кнопка просмотра обычно находится гдето рядом возле кнопки печати

Потому, что бывает, что на печати, документ выглядит по-другому. Иногда поля могут выходить за рамки печати. Чтобы на этом не залететь, придумали предварительный просмотр! Удачи!

Как? Глазами, внимательно.
Зачем? Чтобы когда лист выйдет из принтера - на нем не оказалось чего-то, что Вы забыли исправить перед началом печати: в окне предварительного просмотра Вам лист покажут именно таким, каким он должен выйти из принтера.
Правда, если например у принтера забита часть "дюз" (сопел для чернил) - это даст дефекты, которые на предварительном просмотре Вы не увидите.