как правильно соcтавить объяснительную записку?

Объяснительная записка, по сути, является документом, объясняющим вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения поручения, факт нарушения трудовой или технологической дисциплины. Так же объяснительные записки используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет. В этом случае объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа, в этом случае записка оформляется на общем бланке организации.

Если объяснительные записки, отражают какие-либо происшествия, сложившуюся ситуацию, то они оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному вышестоящему должностному лицу. В случае отправки записки по горизонтали используются служебные записки.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:

* Наименование организации
* Данные получателя записки, с указанием ФИО должностного лица;
* Само наименования - "Объяснительная записка";
* Дата составления и зарегистрированный номер документа;
* Подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно …»);
* Непосредственно текст пояснения.
* Составитель и подпись.

Документ по структуре состоит из двух частей:

* Фактическая часть, в которой указываются факты, послужившие поводом к ее написанию;
* Причины, объясняющие сложившуюся ситуацию или факт нарушения.

Объяснительные записка обычно составляется в следующих случаях:

* Возникновение недостачи в кассе или на складе;
* Прогул или опоздание на рабочее место;
* В случае внесения корректировок в налоговую или бухгалтерскую отчетность

Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной записки. В случаях, когда необходимо доложить руководству о какие-либо событиях в организации, влияющих на жизнедеятельность организации используются докладные записки. Отличие лишь в отсутствии логической части, где делаются выводы и предложения.