что значит отформатировать документ?и для чего это делают?

очистить от информации. Удалить все!

Отформатировать можно винчестер или флешку, а документ можно отредактировать.

возможно имелось ввиду отформатировать текст документа... ну там шрифт, жирность, размер, абзацы и тп

Документ форматируют для того, чтобы при печати он помещался на стандартный лист или его можно было бы в эл. виде читать на другом компе, если на нём установлена более рання версия прграммы

Выбрать подходящий тип шрифта, размер, отсупы и т. д.

Это подгонка всех параметров, к чему нибудь, также как в IDE, отформатировать код, то есть проверить на ошибки