как правильно составить справку что человек не числится в штате, не работает в нашей организации?

В правом верхнем углу - название организации, отправившей вам запрос. В левом - ваш исходящий № и дата.
Посередине - Справка (или не печатать это слово, а просто оформить, как обычное исходящее письмо) .
Текст: На ваш запрос исх. № от-- дата сообщаем, что ФИО в штате нашей компании не состоит, по договорам гражданско-правового характера не работает.
Подпись: Ген. директор (Нач отдела кадров)