Чтобы узнавать кто подал заявку в группу в реальном времени хорошо подойдёт сервис
https://socrocket.ru , он вышлет об этом оповещение.
Чтобы принять пришедшие заявки надо в своей группе войти ...->Управление сообществом->Участники->Заявки и принять заявки либо отклонить.