Как составить распорядок рабочего дня руководителя?

надо бы знать его распорядок, планы, его хобби и вообще образ жизни

Это очень сложно, но в тоже время просто.
Открываете его ежедневник и по нему составляете его график.

Я работаю секретарем. На одной из прошлых работ у меня была такая обязанность.
С утра я заходила к директору и мы вместе планировали его день - какие встречи, где и во сколько, тема встречи, кого надо пригласить на встречу....я должна была напомнить ему о них заранее. Могли распланировать его день и на завтра.

выставить приоритеты и расписать по времени

Для начала вы должны завести еженедельник и ежедневник... для еженедельника достаточно информации во сколько с кем и где
Для ежедневника прям по часовое планирование - вплоть до адреса если встреча проходит на выезде с уточнением заказаны ли пропуска туда куда он там собрался и фамилия исполнителя кто готовит поездку и материалы (жедательно с указанием телефона контактного исполнителя. что случись, что ты могли ему позвонить и все перепроверить)
ежедневно уточнять с кем он договорился и о чем! в том плане, если есть встречи, а вы о них не знаете глупо будете выглядеть когда он поинтересуется - почему не напомнили!
Начальник как ребенок. за ним нужен тотальный контроль ,тогда у вас и на себя время останется
Грамотно отправленный руководитель на встречу экономит вам от 0,5 до 1,5 свободного времени!
И не забывайте напоминать ему о здоровье и времени обеда и ужина! намекайте что есть надо в одно и тоже время ...и чтобы он все необходимые вечерние встречи пытался совмещать с ужином..