Вам нужно хотя бы какую-то стажировку пройти, чтобы обучится таким элементарным вещам, иначе как вам работать? Там разные дела по разному должны оформляться, это долго объяснять. У меня жена тоже секретарь, часто сидит на форуме секретарей на
http://secretary-club.ru в принципе вы там можете это всё узнать, если что не понятно - спросить.