В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, выданные под отчет деньги отражаются по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и являются задолженностью работника перед организацией до момента возврата денег или до момента представления авансового отчета либо до истечения срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ, п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н) .
Поскольку числящаяся за сотрудником дебиторская задолженность не подразумевает перехода прав собственности на выданные под отчет суммы, рассматривать такую задолженность в составе доходов работника нельзя. Иначе это означало бы изменение юридической квалификации отношений между организацией и работником, а такую переквалификацию может сделать только суд.
Следовательно, факт выдачи работнику под отчет денежных сумм не приводит к появлению у физического лица облагаемого дохода, и нормы главы 23 НК РФ в данном случае не применяются.
Кроме того, деньги, передаваемые в подотчет, нельзя расценивать как беспроцентный заем, так как они не переходят в собственность работника (ст. 807 ГК РФ) . И при этом отсутствует письменный договор займа между организацией и работником, то есть согласие сторон на установление именно заемных отношений (ст. 808 ГК РФ) . Значит, НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах не начисляется согласно пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ.
Однако подотчетные суммы должны расходоваться в целях обеспечения деятельности организации, что и подтверждается отчетом об расходовании подотчетных средств с прилагаемыми к нему соответствующими оправдательными документами. Иными словами, если предоставлен "Авансовый отчет" (форма N АО-1) об расходовании подотчетных средств на нужды организации, то выданные суммы не признаются доходом работника и не приводят к обязанности по уплате НДФЛ с выданных подотчетных сумм.
Поэтому считаем основанным на законе требование должностного лица налогового органа, проводящего налоговую проверку и руководствующегося п. 1 ст. 93 НК РФ, предоставить к проверке авансовые отчеты (их копии) .
учитывать эти внесённые денежные средства в кассу как доход организации нельзя. .
http://www.garant.ru/consult/nalog/216159/