Основы управления и проектной деятельности. Делегирование

Администратор кафе, находящегося в одном из бизнес-центров города, Мария внимательно оценила себя и свою смену и решила, что она должна делегировать подчиненным больше своих обязанностей по следующим причинам. 1. Она работает 60 часов в неделю вместо 40. 2. Из-за большой нагрузки и попыток успеть все вовремя у нее сложились очень напряженные отношения с некоторыми подчиненными. 3. Она плохо спит из-за постоянных волнений и усталости. 4. Она понимает, что, занимаясь всем, она не успевает заниматься самым главным — развитием и управлением кафе. Прошлой ночью она потратила три часа, пытаясь составить список обязанностей, которые она могла бы делегировать семерым своим подчиненным.
1. Еженедельный отчет, подготовка которого занимает пятьдесят минут. Этот отчет можно было бы легко поручить Изольде, но тогда Изольда познакомится с некоторыми цифрами выплат и взаиморасчетов с поставщиками, которые до этого времени не были известны сотрудникам. Хотя в этих сведениях и нет секрета, Мария чувствует, что она может потерять контроль, если все будут знать, что происходит.
2. Ежедневные совещания, которые Мария всегда с удовольствием проводит. Виктория с радостью взялась бы за них — возможно, она бы проводила их даже лучше, чем Мария. Но Мария хотела бы оставить эту работу себе, так как эти совещания, по ее мнению, сближают ее с подчиненными и упрощают общение. Эти совещания занимают обычно около часа.
3. Ежедневная инвентаризация. Инвентаризация занимает полтора часа. Мария уже пыталась делегировать эту работу, но это всегда заканчивалось тем, что она забирала ее назад, так как ворчание подчиненных раздражало ее больше, чем возможность сделать эту работу самой. Кроме того, подсчеты иногда оказывались неверными, и ей все равно приходилось самой переделывать всю работу. В принципе, как кажется Марии, необходимо передать эту работу Давиду.
4. Отправка по компьютерной сети заказа поставщикам. Заказ необходимо отсылать каждый день в 16.00. Всего поставщиков трое. Мария отказалась делегировать эту работу, так как, если заказ сделан недостаточно аккуратно, то она получит выговор от г-на Кириченко (начальника). Анатолий делал бы заказы с большим удовольствием, и у него на это есть время.
5. Повседневная 10-минутная доставка специального отчета в главный офис. Мария оставила эту работу себе, так как это дает ей возможность выпить чашечку кофе и «поиграть немного в политику»: прояснить обстановку в компании, послушать сплетни, пообщаться с другими менеджерами среднего (а иногда и высшего) уровня.
6. Принятие дисциплинарных мер. Мария должна принять некоторые дисциплинарные меры по отношению к служащему, постоянно опаздывающему на работу. Мария с радостью бы передала это Виктору.
7. Подготовка ежемесячного отчета. Отчет подробно отражает достигнутые цели и задачи и содержит в себе комментарии к достигнутым результатам. Мария всегда делала это сама, причины, по которой она не могла бы делегировать эту работу или часть ее, — нет. Можно предположить, что Тамара справилась бы с этим. Составление отчета занимает четыре часа.
8. Рекомендации по зарплате. Мария также должна подготовить рекомендации по зарплате на следующий год, и она считает, что Гоша смог бы помочь ей в этом.
Следует ли Марии делегировать все восемь обязанностей? Какие именно, если таковые имеются, ей следует оставить себе? Что еще ей следует принять во внимание? Помогите Марии принять решение, имея в виду следующие цели:
1) сэкономить Марии как можно больше времени;
2) освободить ее от незначительных обязанностей;
3) улучшить производительность и работу кафе;
4) поднять имидж Марии как администратора.