Здравствуйте. Письма не имеют срока хранения. Если вы затрудняетесь найти какие-то письма в ящике, пожалуйста, напишите через форму: https://help.mail.ru/mail/forms/support/ Посмотрим, что не так.
нашел Outlook > Файл > Настройка учетных записей > двойной клик на учётной записи > пункт "параметры почты", галочка "Оставлять копии сообщений на сервере". дальше убрать галочки с "удалять с сервера"