Перед тем, как разрешить совместный доступ к электронной копии документа Microsoft Office другим пользователям, можно использовать команду Пометить как окончательный, чтобы сделать этот документ доступным только для чтения и защитить его от изменений. Когда документ помечен как окончательный, в нем недоступны или отключены команды ввода, редактирования и проверки правописания, и документ становится доступным только для чтения. Кроме того, свойство документа «Состояние» принимает значение «Окончательный». Команда Пометить как окончательный помогает пользователю сообщать, что он предоставляет окончательную версию документа для совместного использования. Также это позволяет предотвратить внесение рецензентами или читателями непреднамеренных изменений в документе.
https://support.office.com/ru-ru/article/Запрещение-изменений-в-окончательной-версии-документа-37281a8d-3c15-41f3-9a75-e6463acdf04f