Как называется должность?
1. Сборка пдф-файлов
1 файл pdf = 1 документ вместе со всеми приложениями к нему.
Пдф файлы собираются в программе Adobe Acrobat. Во вкладке Create выбирается Combine Files into a single PDF… В открывшееся окно перемещаются изображения относящиеся к одному документу. Затем нажимается клавиша Combine Files. Пдф файлы сохраняются и им присваиваются индивидуальные имена. Вся информация в названии пдф - блоками, через подчёркивание.
1. Номер фонда
2. Номер описи
3. Номер дела (1, 2, 3 копируются из имени папки)
4. Номер документа - В случае использования в номере дроби или других знаков номер указывается в полном соответствии с оригиналом документа, напр. 2012/4. В случае использования в номере знака (дефис, точка и т.п.) – знак указывать в полном соответствии с оригиналом документа. В случае дроби "/", указывать цифру в круглых скобках: 2112/4 — 2112(4).
В случае использования литерной буквы (прописной, надстрочной, слитной с цифрой и т.п.) – указывать всегда строчную (маленькую) букву через пробел от цифры: 345 д.
5. Номер начальной страницы-номер конечной страницы. Пишется через дефис, номера не трёхразрядные, а в соответствии с написанием на изображении. Если документ на одной странице, указываются два одинаковых номера через дефис. При наличии литеры (страница без номера) пишется номер предыдущей страницы, литера без пробела.
Например: 15_1_907_29 б_6-7.pdf
2. Атрибутирование
1. Открыть программу "pdf2xml ".
2. Проверить заголовок программы.
Он должен выглядеть так: "pdf2xml - administr_Ekb_registry_keywords". Если надпись не соответствует указанной, сделать следующее. Выполнить команду "Загрузить конфигурацию" (меню "Файл", пункт "Загрузить конфигурацию", либо значок на панели инструментов). В качестве файла конфигурации, выбрать "administr_Ekb_registry_keywords.xml". После чего снова проверить заголовок.
3. Открыть папку с пдф-файлами меню "файл", пункт "открыть каталог", либо значок на панели инструментов). Внимание! Необходимо указать именно каталог. Не пытайтесь загрузить непосредственно файлы.
4. Атрибутирование документов.
Для атрибутирования документа необходимо выделить соответствующий файл и добавить в него документ (меню "Файл", пункт "Добавить документ", либо значок на панели инструментов), в противном случае у вас не будет полей для заполнения.
Поля атрибутирования:
а) Тип документа — информация из шапки документа: постановление / распоряжение / решение / протокол и т. п.
б) Заголовок документа (описание) — как правило, начинается со слов "О", "Об" и т. п.
в) Содержание – заполняется только в том случае, если нет оригинального заголовка!!! Необходимо сформулировать тему документа и записать ее. Документы, в которых заполняется данное поле, необходимо отмечать в отчете.
Автор (лицо или организация, издавшая документ) — информация из шапки документа: Глава города Екатеринбурга / Администрация города Екатеринбурга и т. п. Внимание! Заполняется в именительном падеже.
г) Дата документа — заполняется в формате дд.мм.гггг.
3. Составление отчета
Отчет составляется в программе Microsoft Exel. Отчет содержит следующие столбцы:
1 Название (берется название папки);
2 Количество собранных и атрибутированных пдф-документов;
3 Примечание. В примечании обязательно указываются пропуски страниц, документов, документы без заголовка, даты и т.п., документы, в которых невозможно разобрать отдельные куски текста, документы с нестандартным типом или автором и проч.
Файл именуется: Фамилия_месяц. Обязательно сдавать файл отчёта вместе с выполненным объёмом работ. Если работа сдаётся несколько раз в течение месяца, то файл отчёта дополняется новыми данными.
А Вы уверены, что эта должность именно так называется?
Секретарь со знанием офисных программ!