сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо составляют в случае отправки адресату документов, требующих дополнительного пояснения по их исполнению. В нём указывается, для чего направлен основной документ, что с ним нужно делать и в какие сроки. Если же не несёт смысловой нагрузки, то его составлять не нужно, т. к. в этом случае станет ненужной формальностью. Формуляр включает следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства; наимен. учреждения; наимен. структурного подразделения; код формы по ОКУД; код формы документа по ОКПО; почтовый, телеграфный адрес, номер счёта в банке; дату; индекс; ссылку на индекс; дату входящего документа; гриф ограничения доступа к документу; адресат; резолюцию; отметку о контроле; заголовок к тексту; текст; отметку о наличии приложения; подпись; визы; гриф согласования; отметку об исполнителе; отметку об исполнении; отметку о переносе данных на машинный носитель и отметку о поступлении. Следует помнить, что реквизиты "код формы документа и код учреждения" располагаются в письме не на верхнем поле, а после реквизита "наименование структурного подразделения" на площади, определённой ГОСТ 6.39-72. Реквизит "отметка об исполнителе" может быть размещён на оборотной стороне листа док. , если на лицевой стороне не осталось места. От 0-го положения табулятора печатают в письмах дату, ссылку на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст (без абзацев) , слово "приложение" в отметке о наличии приложения, наименование должности в реквизите "подпись", отметки о согласовании и визировании документа, отметки об исполнителе и об исполнении документа. Если документ адресуют на 2 адреса, то 2 первых экземпляра письма печатают на бланке, а отпуск - на обычной бумаге, т. е. всего 3 экземпляра. Отметки о согласовании помещают в письме на отпуске. В некоторых случаях письма могут заверяться печатью. Есть типовая форма сопроводительного письма.