по какому принципу работают электронные пропуска? если долго не пользовался им то он должен работать?

Если его в базе не заблокировали то должен.

Пока магнитная полоса на месте и никуда не "размагнитилась" - будет работать. Ну и конечно же он должен быть прописан в базе.

По мангнитному принципу.

Электронный пропуск - это ключ к "интеллектуальному" замку. Если замок "признает" ключ, то откроется.
Разрешения для пропусков (или групп пропусков), а также периоды и сроки их действия определяются политиками безопасности предприятия и паранойей администратора. Например, при увольнении с предприятия, отдел кадров обязан немедленно сообщить администратору чтобы тот заблокировал соответствующий пропуск. Как правило, электронные пропуска - это пассивные устройства, а значит собственно у них самих не существует "срока годности", кроме их физического износа.
Электронный пропуск по принципу действия может быть как контактным (магнитный, чип, механический) так и бесконтактным (RFID).

Сигнал от считывателя идёт на центральный процессор, регестрируется там, информация выводится на монитор охраны, и посылается сигнал на эл. замок.