Существует утвержденная государством форма приказа на предоставление отпуска, которая очень легко и быстро заполняется, ничего выдумывать не надо, поищите на кадровике. ру
ПРИКАЗ И ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО М. И. БАСАКОВ, издание пятое (Ростов-на Дону "Феникс" 2005 г.) , стр. 133 ПРИКАЗ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику.