На основании Положения о государственных наградах и Инструкции о порядке выдачи награждённым дубликатов орденов, медалей, знаков отличия, нагрудных знаков к почётным званиям Российской Федерации и документов к государственным наградам Российской Федерации взамен утраченных [25] допускается выдача дубликатов либо муляжей [26] государственных наград и документов к ним в случае их утраты в боевой обстановке, в результате стихийного бедствия, хищения либо «других обстоятельствах, когда не было возможности предотвратить утрату государственных наград» .
Заявление о выдаче дубликата награды подаётся в Комиссию при Президенте Российской Федерации по государственным наградам через орган местного самоуправления района, города по месту жительства награждённого. К заявлению прилагаются документы, подтверждающие награждение заявителя (копия удостоверения к ордену, медали, почётному званию или архивная справка о награждении) , справка государственного органа или учреждения об обстоятельствах утраты государственных наград, характеристика с места работы, а для неработающих — с места жительства. В случае хищения государственных наград необходимо представить также справку соответствующего органа внутренних дел об обращении награждённого по поводу хищения государственных наград и о результатах их розыска (не ранее чем по истечении одного года со дня уведомления органа внутренних дел об их хищении) .
Органы местного самоуправления района, города после рассмотрения заявления награждённого принимают по нему своё решение. Затем это решение, заявление награждённого и приложенные к нему документы представляются на рассмотрение главы соответствующего субъекта Российской Федерации.
Главы субъектов РФ проверяют обстоятельства утраты и принимают решение о возбуждении ходатайства о выдаче дубликатов государственных наград или об отказе в возбуждении такого ходатайства, о чём сообщают награждённому.
Окончательное решение о выдаче дубликата (муляжа) награды или отказе в этом принимает Комиссия при Президенте Российской Федерации по государственным наградам по результатам рассмотрения ходатайства главы субъекта РФ.
Дубликаты документов к государственным наградам выдаются Управлением Президента Российской Федерации по кадровым вопросам и государственным наградам по заявлению награждённого, поданного через органы местного самоуправления по месту его жительства.
Дубликаты грамот о присвоении звания Героя Российской Федерации не выдаются.
[ссылка заблокирована по решению администрации проекта]