как правильно составить служебную записку?

Вы хотите, чтобы мы Вам придумали причину для излишней траты казенных средств или не знаете как грамотно описать эту причину в документе? Причина то какая?

Пишите.... "Я, гр. Иванова Настюшка, при поездке в ...приобрела авиабилет бизнес-класса, вместо установленного лимита эконом-класса, в связи с тем, что тем же рейсом в бизнес-классе летела моя бывшая коллега с прошлой работы, и я не могла позволить ей подумать (а в ее лице и всему коллективу наших конкурентов) о том, что наши сотрудники летают эконом-классом, что наша компания таким образом экономит на своем престиже.
Дата. Подпись.

Ни как, бухгалтерия лишь исполняет указания руководства, то есть обосновать вы должны тому кто отвечает за оплату расходов, например директору, например пишите, что на момент обращения в авиакассы, билеты эконом класса отсутствовали ...ну или как выше прикололись ;) Я узнала, что на этом рейсе полетит г-н Иванов, ген. директор фирмы Х поставляющий нам не только рога, но и копыта. На свой страх и риск, я приобрела авиабилет бизнес-класса, чтобы быть ближе к нему и попытаться договориться о более выгодных условиях поставок. В результате мне это удалось, копыта нам будут поставляться с 10% скидкой, а на рога достичь удалось договоренностей аж на 35%.
Прошу:
1. Выписать мне премию
2. Разрешить оплату непредвиденных расходов в виде разницы между стоимостью авиабилетов, а также возместить стоимость колготок (были порваны во время переговоров) , а также бюстгальтера (был сломан замок, из-за спешки Иванова и желания приступить к самой сути переговоров) .
В просьбе прошу не отказать.
Дата. Подпись.
....
директор утверждает, и дело в шляпе, расходы обоснованы ;))))))))))