Подготовка документов к передаче на Архивное хранение
Проверяя дела с документами постоянных сроков хранения перед
передачей в архив акционерного общества, инспектор по
делопроизводству отдела Москвина И. А. обнаружила, что в одном из дел
нет двух документов. Выяснилось, что документы выдавались одному из
специалистов отдела во временное пользование и были им потеряны.
Москвина И. А. составила акт, в котором указала причину утраты
документа. Однако руководитель отдела отказался его подписать, так как
посчитал, что он не нужен. По его мнению, следовало вложить в дело
сохранившиеся копии утраченных документов и указать их наличие во
внутренней описи.
Как следует поступить инспектору по делопроизводству в данном случае?
В каком акте содержатся нормы, регулирующие порядок передачи в архив
акционерного общества дел в случае утраты документов?
Необходимо принять меры к восстановлению документа. Для этого провести служебное расследование по факту утраты документа и составить по результатам этого расследования комиссионный акт.
Для АО хранение документов предусмотрено Законом «Об акционерных обществах» (ст. 89), а также Положением о порядке и сроках хранения документов (утв. постановлением ФКЦБ России)