Здравствуйтем нужно заключение по дипломной на тему Подготовка документов к сдаче в архив

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны быть полностью оформлены. Что это означает?
Из дел удаляются металлическая скрепки, дела переплетаются или прошиваются прочной ниткой, чтобы документы, не могли потеряться.
Каждый лист дела номеруют черный графитным карандашом в правом верхнем углу (нельзя использовать чернила или цветные карандаши). Листы внутренней описи (если она есть) нумеруют отдельно. Итоги нумерации фиксируют в заверительной надписи, которая представляется на отдельном чистом листе бумаги, в конце дела. В ней указывают цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, если она есть.
В заверительной подписи отражаются изменения в составе и состояния документов (повреждения, замена подлинных документов копиями и т. д.), а также особенности нумерации листов: наличие литерных номеров (а, б, в, г..), пропущенных номеров, конвертов с вложениями и число вложенных в них листов и т. д.

В заверительной надписи указываются еще дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.
Количество листов затем переносится на обложку дела. Для некоторых категории дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись. Государственным стандартом закреплено такое определение внутренней описи:
Внутренняя опись документов дела - это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, из индексов, названий, дата, номера листов.
Внутренняя опись составляется для дел. содержащих особо ценные документы, документы органичного доступа, для личного, а также дел, сформулированных по видам документов и сложных по содержанию. Именно такие дела должны храниться свыше 10 лет или постоянно. Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о них.
В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи. После того как документы подшиты, и листы пронумерованы, оформляют обложку дела.
Оформление обложки дела производится в соответствии с требованиями государственного стандарта: ГОСТ 17914 - 72. обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования. Ряд сведений уже был вынесен на обложку при формировании дела:
•Полное наименование организации с указанием министерства или ведомства, которому она подчиняется;
•Наименование структурного подразделения;
•Индекс дела (индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре);
•Заголовок дела;
•Срок хранения дел;
При подготовке дела к передаче в архив названные сведения уточняются и к ним добавляются новые:
Номер тома, если дело имеет несколько томов;
Дата дела (тома);
Количество листов в деле;

Номер фонда, описи и дела по описи.
Последний реквизит проставляется в архиве.
Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, в новое - пишется под ним.