Вопрос по первичной бухгалтерской документации
Добрый день.
Буду рад если проясните несколько моментов:
Исходящие: я сотрудник в компании, который по отделу должен принимать первичку от наших подрядчиков.
1) Не могу понять зачем мне присылают скан копии Актов (с печатью и подписью от подрядчика).
Зачем высылают оригиналы - понимаю. Чтобы я поставил наши печать и подписи, копию оставил себе, а копию выслал подрядчику.
А скан-копии зачем?...
2) Зачем высылают скан-копию счета?
Чтобы пока он идет по почте, я подал его на оплату? (чтобы время не терять)
3) Почему некоторые подрядчики высылают счет, а некоторые счет-фактуру?
Чем отличается первое, от второго
Присылают сканы для 2 случаев.
1. Вы имеете возможность ознакомиться с документом заранее, просмотреть правильность суммы и прочих реквизитов.
Часто в компаниях внедрен специальный процесс когда счет оформляется по скану.
И если требуется согласование нескольких лиц, о оплате то ЭТО ВРЕМЯ.
Таким образом по копии процесс пошел.
Он остановиться уже ожидая оригинал. И только поступит оригинал, он прикладывается и СОВЕРШАЕТСЯ оплата.
2. Отправив вам копию клиент ждет некоторое время, ЭТО ДЛЯ того что бы услышать замечания и скорректировать документ, если что не так.
Счет и Счет-фактура.
Счет выписывается (может быть выписан) на основании Договора, скажем каждый месяц по 1000 руб..
А Сч-Фк на услуги или товары, при сделках, и есть ещё ряд условий.
Подлинник акта всегда остается у тебя, они и должны высылать скан подлинника.
А вот если нет у них подлинника, то делают скан того, что есть, а если это ксерокопия, то на этом скане должна быть их "живая печать" и подпись. Иначе это не документ. Ксерокопия без печати и подписи ничто, а с печатью это уже заверенный документ, аналогичный подлиннику.
Счета все распечатывай и сохраняй за каждый месяц в отдельном целлофановом файле, и все файлы за год сшивай в толстую папку.
Жирует смотрю ваша компания, отдельного человека посадили на такие бумаги.